建設業の請求書の書き方｜原価管理システムの活用方法や、導入迫るインボイス制度も解説

建設業の請求書といえば、その他の一般企業と比較して特殊な項目が多く、取り扱うには専門的な知識が必要といえます。そんな請求書の作成をアシストしてくれる存在が原価管理システムです。

この記事では、建設業における請求書作成時のポイントをフォーマットの例を示して解説するとともに、請求書作成の一助となるだけでなく、全社的な業務をサポートするシステムでもある原価管理システムについて紹介します。さらに、導入が間近に迫るインボイス制度についても解説します。

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建設業の請求書作成でおさえておきたいポイント

請求書の基本知識

請求書とは、その名のとおり自社の商品やサービスを提供した後に、顧客にその対価の支払いを求めるために発行する書類です。請求書は商品やサービスを提供した側だけが発行するものであることから、その内容が確かなものかどうかが争いとなるケースもあります。

しかし、通常は請求書が送られてくれば取引が行われたことの確認にもなることから、証明書類と呼んでも差し支えないでしょう。さらに、顧客の支払い忘れを予防するために発行・送付する書類だということもできます。

さまざまな取引において発行されるのが請求書であり、多種多様な請求書が使われていることは周知の事実です。自社の商品やサービスの代金の請求書に関して、一般的には法令などで定められた固定のフォーマットなどはありません。市販の請求書用紙に手書きしても構いませんし、エクセルなどで自作したフォーマットを使うことや、ネットにアップされているフォーマットをダウンロードして使うことも可能です。

ただし、工事の取引相手が都道府県や市町村などの行政機関である場合は指定の請求書を使用することがあります。また、民間企業であっても、その会社が独自に定めるフォーマットの利用を求められるケースがあるなど、必ずしも任意のフォーマットが通用するわけではない点に注意が必要です。

さて、通常使用する請求書に決まったフォーマットはないものの、記載する内容としては一般的に最低限必要となる項目があります。請求の根拠となる事実がわかることが重要です。

・請求書発行者の氏名または名称
・請求書受け取り者の氏名または名称（企業で担当者がいる場合は担当者名を併記）
・取引年月日
・取引内容
・請求金額（税込み金額）
・社判または担当者印

請求先が法人である場合、商号は正確に省略せずに記載します。たとえば、「まるまる商事株式会社」へ送付する請求書に「まるまる商事（株）」と記載しないように注意しましょう。前株と後株の違いも重要です。「株式会社まるまる商事」では失礼にあたります。

上記の各項目に加えて、以下の項目があれば実務を行ううえで便利だといえます。多くの請求書で見ることができる項目です。

・請求書番号
・請求明細
・得意先コード
・振込先口座情報（銀行振込の場合に記載します）
・支払い期限
・双方の住所

建設業における請求書で、留意したいポイント

請求書のフォーマットに法令などの決まりがない点は、業種にかかわらずいえることです。もちろん、建設業についても同様で、自社独自のフォーマットを使用しても前述の例外を除いて差し支えありません。

ただし、建設業の請求書には建設業に特有のポイントがあります。取引内容、請求明細に記載する文言に専門用語が使われることが少なくないため、建設業の事情に明るくない取引相手にはわかりずらい点に注意が必要です。

以下に汎用的な建設業界の請求書例を示します。

建設業の請求書で使用される項目

建設業の請求書で使われる可能性のある項目の中から、一般にはわかりにくいと思われる例を解説します。

配管工事費

建物には電気や電話の配線を通す配管や水道管などのパイプが取り付けられています。配管工事費は文字どおりパイプを設置する工事費で、それ自体はわかりやすい項目です。しかし、一式という単位を使って記載されることが少なくないため、取引先によっては何が含まれているのかわからないと疑問を感じる可能性があります。

一般的に積算の主な要素は配管材料の価格と配管工の手間です。可能であれば、配管経路のメーター数などを根拠として示すとよいかもしれません。

諸経費

諸経費は多くの物品売買ではあまりお目にかかることがない請求書の項目です。ところが、工事関係の請求書ではほぼ確実に記載されています。

諸経費を簡単にいえば、直接工事に関係していない会社運営に必要な費用、つまり間接費のことです。諸経費に何を含むか、いくら設定するかは企業や工事によって異なります。一般的には請求金額の10%程度が相場といえそうです。

ただし、率の高さでボッタクリ価格や良心的価格がきまるわけではありません。オフィスの維持費や事務社員の人件費など間接費が多い企業では諸経費が高くなる可能性があります。

注意！建設業の請求書で使用してはならない項目

人工費

人工費は工事に従事した人員の人件費等を請求するための項目です。ちなみに、近年では業種にかかわらず用いられるケースが増えているといわれています。しかし、人工費を請求書へ記載した場合は、原則証明書類として認められないので記載しないようにしましょう。

建設業の概念の前提として「依頼を請け負い、何かを完成させる」ことがあります。人工費は、○人を○日派遣した、という請求の仕方のため、この概念に反するのです。かつ、建設業は労働者派遣法により派遣が認められないため、人工費の記載は正しくありません。

作業代金を請求書する場合は、すでに例として挙げた請求書のように「工事代金」などとしましょう。

人工費とは？

請求書へは記載できませんが、原価の把握の際には人工費は必要な考え方です。

人工とは、その工事を行うために必要となった延べ人数を意味する言葉、項目です。1人の職人や技術者が単独で工事に従事し、1日で完成した場合は「1人工（いちにんく）」となります。人工費とは、1人工あたりの単価（人件費等）を延べ人工に掛けて算出した金額のことです。

たとえば、職人や技術者1人につき1日35,000円の人件費等がかかる場合で、1日あたり5人が10日間にわたり従事した工事の人工費は、以下の計算式で算出できます。

35,000（円）×5（人）×10（日）=1,750,000（円）
この場合の人工数は50人工です。

丸1日ではなく短時間で作業が終わった場合の請求額は契約次第です。短時間であっても1人工として扱う契約であれば、満額を請求します。半日の単価を設定している場合は、半日以下なら減額し、半日を超えていれば満額といったように、契約内容に沿って処理すれば問題ありません。

対応が迫られる「インボイス制度」とは？

いよいよ実施までの期間が1年を切ったインボイス制度への対応が急がれています。インボイス制度の導入は、2023年10月とされており、直前になって慌てることがないよう、いまのうちに概要を確認しておきましょう。

そもそもインボイスとは？

まず、インボイスとは何かがわかっていなければ、インボイス制度の理解が浅いものとなってしまうかもしれません。といってもそれほど難しい話ではなく、インボイスは「Invoice」のことで、日本語にすると主に請求書を意味する言葉です。

つまり、インボイス制度は請求書制度ということになります。

適確請求書

Invoiceが請求書だからといって、インボイス制度を「請求書制度」と言い換えたのでは中身がよくわかりません。インボイス制度でいう請求書とは「適確請求書」と呼ばれるものです。国税庁では、インボイス=適確請求書について以下のように説明しています。

売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるものです。 具体的には、現行の「区分記載請求書」に「登録番号」、「適用税率」及び「消費税額等」の記載が追加された書類やデータをいいます。

引用:国税庁「インボイス制度の概要」 

つまり、2023年9月まで使用が認められている請求書が区分記載請求書です。そこに軽減税率が適用される旨と、通常税率と軽減税率それぞれの対象品目の合計額、それぞれの消費税額と合計額などが記載された請求書が適格請求書と呼ばれます（2023年9月までは区分記載請求書・適格請求書のどちらも使用可能であり、10月からはインボイス対応の適格請求書でのみ、全額の仕入税額控除が認められます）。

上に掲載している請求書例は軽減税率が適用される品目がないため、その旨の記載をしていません。該当品目がある場合は記載が必要です。

適格請求書において必要な項目を以下にまとめます。ご参考ください。 　

①適格請求書発行事業者の氏名または名称及び登録番号 　 　
②取引年月日 　 　
③取引内容（軽減税率の対象品目である旨） 　 　
④税率ごとに区分して合計した対価の額（税抜または税込）及び適用税率 　 　
⑤税率ごとに区分した消費税額等 　 　
⑥書類の交付を受ける事業者の氏名または名称
※「税率ごとに区分した消費税額等」の端数処理は、適格請求書につき、税率ごとに1回ずつです。

インボイス制度を簡単にいうと何？

2023年10月からは、商品やサービスを有償で提供する側となるインボイス発行事業者は、買い手側の課税事業者からの求めがあれば原則として適格請求書を発行して交付しなければなりません。そして、交付した適格請求書の写しを保存しておく必要があります。

買い手が適格請求書、インボイスを求める理由は、仕入税額控除の適用を受ける要件を満たすために必要だからです。注意点として、事前にインボイス発行事業者の申請をして登録される必要があることを覚えておきましょう。

請求書の基本知識で請求書のフォーマットに法令による決まりはないと述べました。フォーマットではないものの、2023年10月からは、インボイス制度に沿った適格請求書を発行する際には、欠かしてはならない項目が発生します。

▽インボイス制度についてはこの記事で詳しく解説しています！
建設業、インボイス制度でどう変わる？対応すべきことを解説

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建設業の請求書作成には、原価管理システムが便利

建設業の請求書作成は煩雑な面がありますが、原価管理システムを利用することで以下に示すようなメリットがあります。

作業時間が削減できる

原価管理システムを利用すれば、一元管理されているデータを使って請求書の作成が可能となります。個別にデータを選択集計して作成する場合に比べて、作業時間の大幅な削減が可能です。

また、インボイス制度に対応した請求書発行の機能を使えば、正確な適格請求書の発行が簡単にできます。例えば、適格請求書において必須項目となる「適格請求書発行事業者の氏名または名称及び登録番号」を予めシステムに登録しておけば、都度調べたり確認したりする手間が省けるでしょう。

業務ステップの効率化ができる

別途選択や集計を行う必要がなくなることで、時間だけでなく業務ステップの簡素化につながります。必要なくなった業務ステップの分だけ作業ミスの可能性もなくなるため、業務全体の効率化が可能です。

工事部門だけでなく全社的に活用できる

通常、請求書の発行は経理部門が担当するケースが多いでしょう。つまり、原価管理システムは工事部門だけが使用するものではなく、全社的に活用できるツールです。

工事の前提となる受注活動を行う営業部門では見積作成や受注登録などで利用できます。入金伝票入力などは請求書以外で経理部門に役立つ機能です。

建設業のニーズに沿った項目や機能が用意されている

原価管理システムには、工事別原価管理表や工事台帳の作成など、建設業のニーズに沿った項目や機能をまとめて用意した、建設業向けシステムと呼べる製品があります。

建設業に向いている原価管理システムの選び方

建設業で原価管理システムを導入するなら、建設業に向いている原価管理システムを選ぶ必要があります。選択を間違えると、便利なはずの原価管理システムの利用が面倒になってしまうかもしれません。

建設業界に特化した機能や項目が用意されているシステム

第一に、建設業界に特化した機能や項目が用意されているかどうかが重要になります。建設業界に特有の処理をするためには、外せないチェックポイントです。前述の工事別原価管理表や工事台帳の作成、さらに予算管理や発注管理についても建設業界を意識した機能が望ましいといえます。

また、JV管理や仮設資材管理などは建設業に向いている原価管理システムでなければ利用できないといっても過言ではない機能、項目です。

自社に合わせた細かいカスタマイズが可能なシステム

建設業で原価管理システムを選ぶなら、自社の業務にマッチするように細かいカスタマイズができることも重要です。どのようなツール、システムであってもパッケージであれば対象となる業種のユーザーの多くが利用する機能、項目がメインで用意されているといえるのではないでしょうか。 進化を続けている原価管理システムなら、過不足がないように作られているものですが、ケースによっては自社で使うにはココが足りないといったことが起きる可能性が考えられます。そのような場合でも細かいカスタマイズにより解決可能であれば、フル活用できるようになるでしょう。

クラウドで利用できるシステム

インターネットの普及とITの進化によって、従来はスタンドアローンの業務用パソコンにアプリケーションソフトウェアをインストールして行っていた業務の多くが、クラウドを利用して行なえるようになっています。

原価管理システムについても事情は同じです。建設業で原価管理システムを導入するなら、クラウド型のシステムがおすすめといえます。 クラウド型の原価管理システムなら、利用するプラットフォームを選びません。オフィスのデスクに設置しているパソコンの前に座らなければ利用できないといった場所の制約もなく、いつでもどこにいてもインターネットにつながっていれば利用可能です。

コストパフォーマンスが高いシステム

原価管理システムを導入するのであれば、コストパフォーマンスが低いシステムよりも高いシステムを選びたいものです。企業が費用をかけて導入する以上、より利益になるものでなければならないでしょう。たとえ無料や驚くほどリーズナブルな価格だったとしても、パフォーマンスが低いシステムを使っていたのでは業務効率が落ちてしまい、改めて選び直すことになる可能性があります。そうなってしまっては、トータルで考えると高い買い物です。

導入後サポートが充実しているシステム

システムそのものの優秀さも重要ですが、同じくらい重視したいのが導入後のサポート体制です。サポートを受けなくても使える機能をもったシステムであったり、新しいシステムでも初めから使いこなせる高いスキルをもっていたりすれば別ですが、通常はサポートが必要になります。理想はわからないことを質問したら、すぐに的確な答えが返ってくるレスポンスのよさです。

導入前の資料の確認や問い合わせへの対応をチェックすることで、ある程度はサポート体制の充実度を判断できます。担当者にサポート体制について直接ヒアリングすることも重要です。また、サポートの方法にも注意する必要があります。

・メールによるサポート
・チャットによるサポート
・電話サポート
・訪問サポート
欲をいえば、すべてのサポート方法が用意されており、必要に応じて使い分けができればいうことはありません。逆に、自社が必要とするサポート方法に対応していない場合は、導入するかどうかを慎重に検討する必要があるといえるでしょう。

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建設業の請求書作成は原価管理システムの導入でスムーズに

建設業の請求書は独特の用語が使われているために、交付相手となる取引先が同業や知識がある人でなければ、わかりやすい言葉で説明を加えるなどの工夫が求められます。それだけでなく、複雑な計算を行って作成しなければならないケースもあるため、可能な限り自動化したいものです。

建設業にマッチした原価管理システムなら、本来の用途に加えて請求書の発行にも役立てることができます。原価管理だけでなく、請求書発行にも課題を感じているようなら、自社の業務に合う原価管理システムの導入を検討してみるとよいでしょう。

どっと原価シリーズの製品機能の詳細や

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