原価管理システムを導入するメリットは？ 基本機能や活用ポイントを徹底解説

原価計算や予算管理の煩雑な業務に追われ、原価管理システムの導入を検討されているご担当者様も多いことでしょう。原価管理システムを導入することで得られるメリットは少なくありません。

この記事では、実際に原価管理システムでどのようなことができるのか、どのようなメリットがあるのかについて、活用ポイントを含めて解説します。

原価管理システムとは

原価管理システムとは、煩雑になっている原価管理に関する計算や分析を自動化し、業務の効率化を推進するために活用するツールです。仕入れた商品を右から左へと流すように販売する企業であれば、原価管理システムを導入する必要性に迫られることはないかもしれません。しかし、建設業や設備業、製造業などのように仕入れた原材料や資材を使い、複数の工程で多くの人がかかわるものづくりを業務とする企業において、原価管理システムは経営判断の面でも大きな意味をもっているといえるでしょう。

原価管理システムは単体のパッケージだけでなく、ERP（Enterprise Resource Planning・統合基幹業務システム）パッケージや生産管理システムに組み込まれているケースもあります。近年ではクラウド型で提供される原価管理システムが主流となっており、スムーズな導入も可能です。

原価管理システムの基本的な機能 原価管理システムの基本機能といえば、原価計算や原価差異分析、損益計算や配賦計算機能などです。ここでは、これら主要機能を支える個別の機能やその他の機能について紹介します。

営業関連の機能

見込み客に対する営業活動において、原価管理の重要性はいうまでもないでしょう。正確な原価管理ができていないと、商談もままなりません。原価管理システムがもつ営業関連の機能では、見積の作成や受注登録などができます。

工事関連の機能

工事部門の担当者にとって、原価管理システムがもつ予算管理や発注管理、日報入力、仕入伝票入力や原価集計機能は基本となるものです。さらに、JV管理や工事進行基準、出来高査定、勤怠連動などの機能は日常の業務を円滑に進めるうえで欠かせないものといえます。

経理関連の機能

支払や入金の管理、伝票の仕訳などを行う経理部門の担当者に関係する原価管理システムの機能としては、支払伝票入力、支払処理、売上・入金伝票入力や会計連動などがあります。さらに、給与計算の実務では給与連動機能も役立つでしょう。

その他の機能

業務用システムという性格上、原価管理システムにはデータバックアップ機能が備わっています。また、マスター設定や各種環境設定機能、自動ファイル連携なども一般的な機能です。セキュリティやカスタマイズ機能は欠かせません。

業務工程別に機能を一覧でチェック！

前述した様々な機能について、実際の現場でどのような業務工程で活用されるか、イメージできたでしょうか。建設業や設備業においては、営業部門における見積・受注に始まり、発注に仕入れ、支払に売上などさまざまな業務工程があります。各工程において携わる担当者も変わり、その人数が大勢になることもあるでしょう。

ひとつの原価管理システムを導入することによって、各工程でどのような効率化が見込めるのか、一覧でチェックしてみましょう。
※ここでは一例として、建設業向けの原価管理システム 「どっと原価シリーズ 」の機能を列挙しています。

原価管理システムを導入するメリット

原価管理システムを導入することで得られるメリットが大きければ大きいほど、早期の導入が望ましいといえるでしょう。ここでは、原価管理システムの導入で得られる主なメリットを解説します。

複雑な計算が必要となる原価管理を、簡単かつ正確に行える

原価管理システムを導入する最大のメリットは、複雑な原価計算を自動化できることと、原価管理が容易になることです。

原価管理では原価計算を行ったうえで、その結果として算出された客観的な数字データをさまざまな角度や視点から観察し、原価差異などの分析を行ないます。その主な目的は、会社の経営判断に役立てることであり、間違いのない原価設定により無用なコストを削減し、業務効率を改善向上させることです。

原価計算には標準原価計算や実際原価計算などの計算方法があり、計算能力だけでなく、会計の知識や建設業なら建設業の専門的な知識がなければ容易にはできないレベルだといえるでしょう。また、人はミスをする可能性があり、原価の変動もあることから計算が適切ではないケースも考えられます。その先にある原価管理についても同様です。原価管理システムを活用することで、難しかった原価計算や原価管理が簡単かつ迅速に正しく できるようになります。

帳票の表示や出力もワンクリックで行える

原価管理システムを使えば、見積書や予算書、注文書や請求書、工事別原価管理表や工事台帳といったさまざまな書類、資料、帳票類の作成はもちろんのこと、画面への表示や出力がワンクリックで行なえます。

外部ソフトとの連携が容易で、他業務含めた一元的な運用が可能となる

原価管理システムには外部のソフト、システムと連携する機能があります。外部連携機能を活用することにより、データの共有による幅広い一元的な運用が可能です。連携先のソフトは、財務会計や勤怠管理、経費精算、電子取引などがあります。さらに、全社的な情報の一元管理を行うERP（統合基幹業務システム）と連携することにより、原価管理の効率化が可能です。

原価管理システム導入時に検討しておくべきデメリット

原価計算は細かな業種の違いにより、計算方法や運用方法が変わってくるものです。そのため、自社の業種に合った原価管理システムを選べば最大の効果を得られる可能性がある反面、合っていないシステムを選んでしまったときは、かえって業務が複雑化したり、余計な対応に追われてしまうことにもなりかねません。後述の「原価管理システムを選定する際のチェックポイント」の項をぜひ参考にしてください。

原価管理システムを他の外部システムと連携させるメリット

原価管理システムの外部連携機能が幅広い一元的な管理につながることは前述のとおりです。ここでは、外部ソフト、システムの種類別に連携のメリットを紹介します。

財務会計ソフトとの連携で、振替伝票が簡単に作れる

原価管理システムと財務会計ソフトの連携により、振替伝票が簡単に作れます。会計の知識が乏しくても問題なくデータの共有と処理が可能です。データの一元管理が可能になることで、業務の効率化が進みます。

勤怠管理ソフトとの連携で、原価計算と勤怠管理を同時に実現

原価管理システムを勤怠管理ソフトと連動させることにより、原価計算と勤怠管理が同時に実現します。原価管理システムで登録した勤怠データが、勤怠管理ソフトとの間で一元管理されることで、別々に入力する手間やミスの削減が可能です。

経費精算ソフトとの連携で、具体的な経費をリアルタイムに算出

原価管理システムと経費精算ソフトの連携を実施することで、経費精算ソフトで処理された仕訳データを利用可能になります。その都度、経費を反映することが可能となるため、リアルタイムでの原価管理が可能です。

電子取引ソフトとの連携で、業務全般のスムーズな電子化が実現

原価管理システムと電子取引ソフトが連携することにより、紙ベースでの業務処理から電子化した業務処理への流れが加速します。ペーパーレスが進むことで、スピード感のある業務、コスト削減、テレワークへの円滑な対応といった効果が生まれる点もメリットです。

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原価管理システムを選定する際のチェックポイント

原価管理システムの選定にあたってチェックしたいポイントを以下で4つ紹介します。

ユーザーインターフェースなどの使い勝手

日常的に利用するシステムだからこそ、原価管理システムの選定にあたってはユーザーインターフェ―スなどの使い勝手を重視する必要があります。使い勝手のよいシステムなら、活用にも力が入るというものです。ところが、一般的に忙しい業務の合間で選定にかけられる時間はそこまで長くないため、少し使いにくいと感じたとしても、このくらいならと妥協してしまうことがあるかもしれません。しかし、運用を開始してみると、小さくない不満が発生する恐れがあります。

コストパフォーマンスにも注目する

原価管理システムの選定ではコストパフォーマンスにも注目が必要です。原価管理システムの導入で、効果よりもコストが上回ってしまうようでは本末転倒ともいえます。もちろん、導入に必要な料金や、その後のサービスに関連する費用がかかったとしても、金額だけで直ちにどうこういえるわけではありません。必要な投資として考えれば、許容範囲のケースもあるでしょう。問題は機能や効果の割に高いと感じる場合です。導入前に十分な比較検討を行う必要があります。

自社の課題解決を優先する

原価管理システムの導入を考えるなら、自社の課題解決を優先することを考えるべきだといえるでしょう。そのためには、自社の現状を確認し、どこにどのような課題があるのかを把握する必要があります。課題解決のために原価管理システムに求める機能を明確にしておくことで、数多い原価管理システムの中から候補を絞ることができるでしょう。その上で、使える機能を多数備えているシステムなら、より効果を期待できます。

無料お試しやデモを利用する

上記3つのチェックポイントをしっかりと確認するもっとも優れた方法は、実際に自分で使ってみることです。気になる原価管理システムが見つかったら、資料を請求したりダウンロードしたりしてじっくり検討するとともに、無料のお試し利用やデモが可能かどうかを問い合わせてみましょう。

原価管理システム導入で成功した企業の事例

自社に適した原価管理システムの導入に向けて参考となるように、3つの企業の成功事例を紹介します。

建設業 A社｜既存の煩雑だったシステムを安価にリプレイス・業務効率化

A社は既存汎用システムの仕様が自社にマッチしていないものだったため、カスタマイズで対応していたものの高コストで使い勝手の悪いものでした。業種にマッチしたシステムへのリプレイスを行い、業務効率が大きくアップし、コストの削減も実現しています。

専門工事業 B社｜手書きやExcelでの原価管理からスムーズに脱却

B社はExcelでの原価管理に限界を感じ、正確で負担の少ない業務への置き換えを実現するシステムの導入を検討していました。原価管理システムを導入したことで、データの一元管理ができ、二重の作業がなくなっています。

設備業 C社｜老朽化していた自社開発システムからパッケージシステムへ移行

C社は、老朽化でメンテナンスが困難、機能不足などの課題を抱える独自システムで行っていた業務を、まるごとパッケージシステムへ移行しました。その結果、転記の必要がなくなりExcelデータで帳票作成が可能になるなど、利便性と業務効率がアップしています。 まとめ見出し：

原価管理システムは、経理担当者だけでなく全社的な利便性をもたらす

原価管理システムは社内の一部の部署だけで使うシステムではありません。財務会計ソフトや経費精算ソフトとの連動から経理担当者が利用するイメージが強いかもしれませんが、営業担当者や現場担当者の仕事に向けた機能が占める割合が多いように、全社的な利便性をもたらすソリューションです。

具体的なイメージをもっていない場合は、導入に向けて自社に何が必要かを考えるところから始めてみてはいかがでしょう。

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