電子帳簿保存法 対応への近道とは？概要と対応のメリットをご紹介
電子帳簿保存法とは、これまでは紙での保存が義務付けられていた税務関係の帳簿や書類を、電子データ保存可能とする法律です。
1998年に最初に施行され、これまでに5回改正されています。2022年の改正では、帳簿や書類などを電子保存する際の要件が緩和されました。
電子帳簿保存法の概要から具体的な改正内容、電子帳簿保存法に対応するメリットをご紹介します。
目次
電子帳簿保存法の適用時期（緩和時期）
電子帳簿保存法の改正で、帳簿と書類（電子データ保存、スキャン保存）のそれぞれで緩和の時期が分けられています。
帳簿：2022年1月1日以降開始する事業年度分から
書類（電子データ保存、スキャン保存）：2022年1月1日以降に保存を開始するものから
電子帳簿保存法の制度の種類
保存法は制度別に種類が分かれており、それぞれ当該データに関する保存方法が定められています。 以下より確認してみましょう。
電子帳簿等保存制度
振替伝票や帳簿を、会計ソフト等PCを使用して作成・保存する方法です。
これまでは、電子データを作成する場合、承認申請書を提出しなければなりませんでしたが、改正により事前承認が不要となりました。これにより、一般的な会計システムを使用しているのであれば、すぐにでも移行できる制度となっています。
具体的な対応帳簿
・帳簿：仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳、買掛金元帳、固定資産台帳など
・決算関係書類：貸借対照表、損益計算書、棚卸表など
・自己が作成する書類の写し：見積書、契約書、請求書、領収書など
・インターネット取引や電子メール取引、クラウド取引など電子取引を行ったものの取引情報
スキャナ保存制度
取引関係書類を画像データ化して保存する方法です。
スキャンされたデータを保存することで、請求書・領収書等の取引関係書類を原本で保存しなくても良くなります。 紙の保管場所や書類整理も不要になる制度です。
保管するデータの要件はありますが、システム導入すれば比較的簡単にクリアできます。
具体的な対応帳簿
・取引先から受領した書類・自己が作成して取引相手に交付する書類の写しなど：見積書、契約書、請求書、領収書など
電子取引保存制度
メール添付、ネットからダウンロード等、原本をデータで入手あるいは送付する方法です。
メールやインターネットを介してやり取りした取引情報に係るデータの保存義務があるため、電子取引の場合はデータそのものを保存しなければなりません。 保存についても修正できない措置を講じる必要があり、基本的には外部サービスを使用することをお薦めします。
2024年1月までは実質的に施行が延期されていますが、必ず対応しなければならないものとなっています。 電子取引の取引情報は電子データ保存が義務となりましたが、「やむを得ない事情」があると認められた場合に限り、出力書面での保存も2年間認められることとなっています。
電子保存の適用を受けるための要件
これまで、電子的に作成した国税関係帳簿を電磁的記録により保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要でしたが、事業者の事務負担を軽減するため、事前承認は不要とされました。
下記は、改正後の保存用兼概要表です。 下の表の「優良な電子帳簿」の要件を満たしていることで、事前の届出は不要となります。
用件の概要 | 帳簿 | |||
優良 | その他 | |||
1.記録事項の訂正・削除を行った場合、これらの事実および内容を確認できる電子計算機処理システムを使用すること | ○ | ― | ||
2.通常の業務処理期間を経過した後に入力した場合、その事実を確認できる電子計算機処理システムを使用すること | ○ | ― | ||
3.電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること | ○ | ― | ||
4.システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなど）を備え付けること | ○ | ○ | ||
5.保存場所に、電子計算機、プログラム、ディスプレイ、プリンターおよびこれらの操作マニュアルを備え付け、記録事項を画面・書面に整然とした形式および明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと | ○ | ○ | ||
6.検索条件 | 1 | 取引年月日、取引金額、取引先にて検索できること | ○ | ― |
2 | 日付または金額の範囲指定により検索できること | ○ | ― | |
3 | 2以上の認知の記録項目を組み合わせた条件により検索できること | ○ | ― | |
7.税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしておくこと | ― | ○ | ||
電子帳簿保存法に対応するメリット
コスト削減につながる
ペーパーレス化が進み、印刷コストの軽減や書類保管のスペース軽減などのコストメリットがあります。
多様な働き方の実現
ペーパーレス化の進行に伴い、テレワークを円滑に進めることができるので、出社せずに業務が可能で多様な働き方を実現できます。
業務効率化・生産性向上
紙の資料を探したり、資料を紙で印刷したりコピー、共有しているため物理的に同時に利用できない、など業務を滞らせる手間の軽減を実現できます。業務効率化・生産性向上が図れます。
セキュリティリスクの軽減
不正を防止する閲覧権限の設定やタイムスタンプなどの機能により、電子化された文書はセキュリティリスクの軽減につながります。
まとめ
今回は、改正された電子帳簿保存法についてご紹介いたしました。対応期限が延長されている制度もありますが、まだ対応されていない、対応方法がわからない方も多くいらっしゃると思われます。
運用方法で対応することも可能ですが、より早く、より確実に対応するためには、システム導入が確かな方法でもあります。
弊社製品と連携した他社メーカーの認証製品をご提案することも可能です。 電子化を進める目安にもなりますので、お困りの場合はお気軽にご相談ください。
